Dowody w oryginale, kopie czy odpisy w postępowaniu cywilnym?

Niniejszy wpis został poświęcony udzieleniu odpowiedzi na następujące pytania: Czy strona w postępowaniu cywilnym powinna złożyć pismo w oryginale czy też może złożyć jego kserokopie? Czy załączenie kopii dowodów do pozwu w postępowaniu gospodarczym będzie narażało powoda na zarzut prekluzji dowodowej w przypadku późniejszego złożenia oryginałów dowodów?

O ile odpowiedź na pierwsze pytanie nie powinna budzić wątpliwości o tyle drugie z postawionych pytań  jest nieco bardziej problematyczne. Obserwuje się bowiem często praktykę składania wszelkich dowodów w postępowaniu gospodarczym w oryginale lub jako odpisy poświadczone za zgodność z oryginałem w celu uniknięcia ewentualnej prekluzji dowodowej. W niniejszym wpisie postaram się wskazać czy takie postępowanie jest zasadne.

Zgodnie z art. 129 § 1 kodeksu postępowania cywilnego (dalej k.p.c.) strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Zatem obowiązek przedłożenia oryginału powstaje wtedy, gdy przeciwnik złoży takie żądanie. Żądanie może zostać zgłoszone jeszcze przed rozprawą, np. w odpowiedzi na pozew lub w trakcie rozprawy. Jeżeli żądanie zostanie zgłoszone przed rozprawą to należy przedłożyć sądowi oryginał dokumentu jeszcze przed rozprawą. Złożenia oryginału dokumentu może zażądać także sąd na podstawie art. 248 § k.p.c. Innymi słowy możliwa jest taka sytuacja, gdy sąd wyda wyrok na podstawie jedynie kopii dowodów sprawie. Jeżeli jednak posługujemy się kserokopiami dokumentów to należy liczyć się z tym, że w trakcie postępowania powstanie obowiązek przedłożenia ich oryginałów. W takiej sytuacji możliwe jest przedłożenie ich odpisów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez występującego w sprawie adwokata lub radcę prawnego, a gdy nie mamy profesjonalnego pełnomocnika procesowego - przez notariusza.

Jaki będzie skutek zignorowania obowiązku przedłożenia oryginału lub poświadczonego odpisu? Zgodnie z art. 233 § 2 w zw. z § 1. k.p.c. Sąd oceni według własnego przekonania i na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału, jakie znaczenie nadać odmowie przedstawienia przez stronę dowodu lub przeszkodom stawianym przez nią w jego przeprowadzeniu wbrew postanowieniu sądu. Zatem skutkiem braku przedłożenia oryginału dokumentu może być jego pominięcie przy wydaniu orzeczenia.

Wskazane wyżej reguły mają zastosowanie także do postępowania odrębnego w sprawach gospodarczych. Przepisy regulujące to postępowanie nie zawierają norm szczególnych w tym zakresie. Jednakże występuje tu instytucja prekluzji dowodowej. Jej główną funkcją jest skoncentrowanie materiału dowodowego w sprawie jeszcze przed rozprawą co ma zapobiec przewlekłości postępowania.

Przepis art. 4791[2] § 1 k.p.c. nie wskazuje wyraźnie, iż dowody należy dołączyć do pozwu w oryginale. Analogicznie art. 479[14] § 2 k.p.c. odnośnie odpowiedzi na pozew. Zatem należy uznać, iż złożenie np. kserokopii dowodów nie powinno skutkować powstaniem rygoru prekluzji dowodowej. Pewnym argumentem na poparcie tej tezy może być art. 485 § 4 k.p.c. w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 216, poz. 1676), która weszła w  życie dnia 1-01-2010 r. W obecnym brzmieniu przepis ten wymaga bezwzględnie przedłożenia oryginału weksla, czeku, warrantu lub rewersu albo dokumentów określonych w § 3. Zrezygnowano tym samym z wymogu przedłożenia oryginałów lub poświadczonych odpisów pozostałych dokumentów w celu wydania na ich podstawie nakazu zapłaty w trybie nakazowym. Stąd wydaje się zasadnym wniosek, iż możliwe jest żądanie wydania nakazu zapłaty na podstawie kopii zaakceptowanej przez dłużnika faktury.  W konsekwencji zasadne wydaje się także twierdzenie, iż oryginał dokumentu należy przedłożyć w sytuacji gdy przepis postępowania cywilnego wyraźnie na to wskazuje.

Na potwierdzenie powyższego przywołam także fragment uzasadnienia do ww. ustawy nowelizującej k.p.c. Obowiązek przedkładania dokumentów w oryginałach bądź urzędowych lub notarialnych odpisach oznacza ponadto dla przedsiębiorców w praktyce dodatkowe, niepotrzebne obciążenie finansowe. Dla przykładu: koszt uzyskania aktualnego urzędowego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego wynosi bowiem 30 złotych, zaś notarialne poświadczenie uzyskanego wcześniej odpisu wcale nie jest tańsze, gdyż liczone jest kwotą 6 złotych (netto) za stronę, a odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego często mają ok. 8-10 stron. Obowiązek przedkładania dokumentów w oryginałach bądź urzędowych lub notarialnych odpisach stanowi także uciążliwą formalność, albowiem w przypadku konieczności wylegitymowania się dokumentem przedsiębiorca musi każdorazowo ubiegać się np. o kolejny urzędowy odpis decyzji lub zaświadczenia bądź też udawać się do notariusza. 

Jednakże mimo to wielu pełnomocników procesowych, z uwagi na bardzo poważne skutki prekluzji dowodowej i znaczną wartość przedmiotu sporu, poświadcza za zgodność z oryginałem każdy dokument, który dołącza do pozwu w postępowaniu gospodarczym gdy brak oryginału. Z pewnością jest to kłopotliwe, w szczególności, gdy przedmiotem sprawy jest zapłata wierzytelności wynikających ze stosu faktur czy też konieczne jest przedłożenie wielostronicowych dokumentów.

Osobiście, kiedyś przeglądałem akta sprawy o popełnienie czynu nieuczciwej konkurencji przez TESCO. Swego czasu dosyć dużo mówiło się stosowaniu przez sieci sklepów wielkopowierzchniowych nieuczciwych praktyk w postaci wymuszania wszelkiej maści opłat "półkowych" od dostawców za rzekome promowanie produktów i ustawianie ich w miejscach o lepszej ekspozycji. W każdym razie pamiętam, że dość mocno rozbawiło mnie, gdy w aktach sprawy znalazłem kilkadziesiąt kserokopii gazetek promocyjnych TESCO i każda z tych gazetek została poświadczona za zgodność z oryginałem  przez występującego w sprawie pełnomocnika. Rozumiem przezorność, ale po co sobie dokładać niepotrzebnej pracy? Sobie lub aplikantom?